Hinweisgebersystem
Korrektes und regelkonformes Verhalten hat für die Mipa Gruppe höchste Priorität.
Damit wir diesem Anspruch gerecht werden können, ist es wichtig, von potentiellem Fehlverhalten zu erfahren, um notwendige Schritte und Gegenmaßnahmen einleiten zu können. Deshalb haben wir die Möglichkeit geschaffen, Hinweise an eine externe und unabhängige Stelle abgeben zu können.
Gerne möchten wir Sie auch dazu ermutigen, bei Hinweisen Ihren Namen zu nennen. Die Anonymität wird selbstverständlich auch zwischen der unabhängigen Compliance-Stelle und der MIPA SE gewahrt werden.
Die MIPA SE verpflichtet sich zum Verzicht auf Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Hinweisgebern.
SWK GmbH
Widenmayerstraße 29
80538 München
Tel.: +49 89 413536-0
Fax: +49 89 413536-29
E-Mail: mipa.hinweisgeber@[email protected]
Jede Meldung wird konsequent und unabhängig geprüft.
Was ist das Hinweisgebersystem?
Das Hinweisgebersystem gemäß HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) ist ein strukturiertes, sicheres Verfahren zur Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen über Verstöße, das insbesondere den Schutz des Hinweisgebers vor Benachteiligungen garantiert. Ziel des Systems ist es, Missstände im Unternehmen frühzeitig zu identifizieren und zu beheben, um Rechtsverletzungen zu verhindern und ein ethisches Arbeitsumfeld zu fördern.
Wie funktioniert das Hinweisgebersystem?
Das Hinweisgebersystem besteht aus mehreren einfachen Schritten, um die Meldung eines Verstoßes oder einer Bedenken sicher und vertraulich zu ermöglichen.
Meldung einreichen
Hinweisgeber können sich z.B. per E-Mail oder telefonisch an die unabhängige Compliance-Stelle wenden. Die Meldung kann anonym oder mit Angabe von Kontaktdaten erfolgen. Dabei werden sowohl konkrete Verstöße als auch allgemeine Bedenken oder Verdachtsmomente akzeptiert.
Eingangsbestätigung und Prüfung
Nach Eingang der Meldung erhalten die Hinweisgeber eine Bestätigung über den Erhalt ihrer Meldung. Im Anschluss erfolgt eine erste Prüfung durch die unabhängige Compliance-Stelle. Diese Prüfung umfasst die Feststellung, ob die Meldung relevant und im Sinne der Unternehmensrichtlinien bearbeitbar ist.
Untersuchung
Wird die Meldung als relevant eingestuft, folgt eine detaillierte Untersuchung des gemeldeten Sachverhalts. Dabei werden alle Fakten sorgfältig ermittelt, betroffene Parteien angehört und mögliche Beweise geprüft. Eine faire und gründliche Untersuchung ist Voraussetzung. Diese Phase kann je nach Komplexität und Umfang etwa 2 bis 12 Wochen Bearbeitungszeit in Anspruch nehmen. In besonders komplexen Fällen kann die Bearbeitung noch mehr Zeit erfordern.
Ergebnisse und Maßnahmen
Nach Abschluss der Untersuchung werden die Ergebnisse ausgewertet und gegebenenfalls Maßnahmen ergriffen. Diese können von internen Schulungen über Anpassungen von Arbeitsabläufen bis hin zu disziplinarischen Maßnahmen gegen beteiligte Personen reichen.
Schlussbericht und Feedback
Abschließend wird ein Bericht über den Verlauf und die Ergebnisse des Verfahrens erstellt. Falls gewünscht, erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung zu den getroffenen Maßnahmen und den weiteren Schritten.
Die Dauer des Verfahrens hängt von der Komplexität des gemeldeten Vorfalls ab.
Wir setzen alles daran, den Prozess so zügig und effizient wie möglich zu gestalten, während wir gleichzeitig die Sorgfalt und Gründlichkeit wahren, die für eine faire und gründliche Untersuchung notwendig sind.
Vertraulichkeit und Schutz der Hinweisgeber
Wir legen großen Wert darauf, dass Hinweisgeber vor möglichen negativen Konsequenzen geschützt werden. Ihre Identität wird streng vertraulich behandelt, es sei denn, Sie entscheiden sich, diese offenzulegen. Wir dulden keinerlei Form von Vergeltungsmaßnahmen gegenüber Hinweisgebern und setzen uns dafür ein, dass alle Meldungen in einem sicheren Umfeld abgegeben werden können.