Procédure de recueil des signalement émis par les lanceurs d’alerte

Le système d'alerte conformément à la loi sur la protection des lanceurs d'alerte (HSchG) est une procédure structurée et sécurisée de réception et de traitement des signalements d'infractions, qui garantit notamment la protection du lanceur d'alerte contre tout traitement défavorable. L'objectif du système est d'identifier et de corriger à un stade précoce les irrégularités au sein de l'entreprise afin d'éviter les violations de la loi et de promouvoir un environnement de travail éthique.

Le système d'alerte se compose de plusieurs étapes simples pour permettre le signalement d'une infraction ou d'une préoccupation en toute sécurité et confidentialité.
 

Soumettre un signalement

Les informateurs peuvent s'adresser à l'organisme de conformité indépendant, par exemple par e-mail ou par téléphone. Le signalement peut se faire de manière anonyme ou avec indication des coordonnées. Les violations concrètes ainsi que les préoccupations générales ou les soupçons sont acceptés.
 

Accusé de réception et examen

Après réception du signalement, les informateurs reçoivent une confirmation de la réception de leur signalement. Un premier examen est ensuite effectué par l'organisme de conformité indépendant. Cet examen consiste à déterminer si le signalement est pertinent et s'il peut être traité conformément aux directives de l'entreprise.
 

Enquête

Si la notification est jugée pertinente, une enquête détaillée est menée sur les faits signalés. Tous les faits sont soigneusement établis, les parties concernées sont entendues et les preuves éventuelles sont examinées. Une enquête équitable et approfondie est une condition préalable. Cette phase peut prendre environ 2 à 12 semaines de traitement, selon la complexité et l'ampleur du dossier. Dans les cas particulièrement complexes, le traitement peut nécessiter encore plus de temps.
 

Résultats et mesures

Une fois l'enquête terminée, les résultats sont évalués et des mesures sont prises si nécessaire. Celles-ci peuvent aller de la formation interne à des mesures disciplinaires à l'encontre des personnes impliquées, en passant par des adaptations des procédures de travail.
 

Rapport final et feed-back

Pour finir, un rapport est rédigé sur le déroulement et les résultats de la procédure. S'il le souhaite, le lanceur d'alerte reçoit un feedback sur les mesures prises et les étapes suivantes.

La durée de la procédure dépend de la complexité de l'incident signalé. 
Nous mettons tout en œuvre pour que le processus soit aussi rapide et efficace que possible, tout en conservant le soin et la rigueur nécessaires à une enquête juste et approfondie.